Tercera entrega de preguntas y respuestas sobre nuestra convocatoria de proyectos estructurados para Caquetá, Nariño y Putumayo

Bogotá D.C., julio 10 de 2019. El Fondo Colombia Sostenible da a conocer la TERCERA entrega del archivo de preguntas y respuestas de los actores interesados en participar en la convocatoria para la presentación de PROYECTOS PRODUCTIVOS SOSTENIBLES Y NEGOCIOS VERDES NO AGROPECUARIOS, ESTRUCTURADOS, dirigida a los 41 municipios PDET de Caquetá, Nariño y Putumayo.

El canal de consulta habilitado es el correo electrónico [email protected], en el cual los interesados podrán formular sus inquietudes respecto al proceso.

A continuación las preguntas y su correspondiente aclaración y/o respuesta:

1. ¿Quisiera saber si con recursos de esta convocatoria los operadores de proyectos pueden pagar gastos administrativos?   

Frente a los gastos administrativos, la Adenda No. 1 establece que se podrán financiar gastos relacionados con personal administrativo y financiero, papelería de oficina, gastos generales de logística y otros relacionados con el subproyecto, por un porcentaje máximo del 6% del total financiado, siempre y cuando se relacionen en forma directa y sean necesarios para la puesta en marcha del proyecto. Todo gasto debe estar justificado y debidamente legalizado en los formatos dispuestos para tal fin de acuerdo con las políticas del BID.

2. ¿Se pueden incluir en el presupuesto rubros de “overhead” o de costos administrativos?

En relación con la convocatoria para la presentación de proyectos productivos Sostenibles estructurados, en el numeral 9 y 10 de los términos de referencia, se detallan los rubros elegibles y no elegibles de la convocatoria, en términos generales, solo serán elegibles las inversiones efectuadas en el marco de la vigencia del contrato que se relacionen en forma directa y sean necesarias para la puesta en marcha del proyecto y que correspondan a los rubros expresamente definidos en dichos términos. No se reconocerán fees específicos a las Entidades Ejecutoras Elegibles.

En este orden de ideas, no se podrá incluir rubro de “overhead” y frente a los gastos administrativos, la Adenda No. 1 establece que se podrán financiar gastos relacionados con personal administrativo y financiero, papelería de oficina, gastos generales de logística y otros relacionados con el subproyecto, por un porcentaje máximo del 6% del total financiado, siempre y cuando se relacionen en forma directa y sean necesarios para la puesta en marcha del proyecto. Todo gasto debe estar justificado y debidamente legalizado en los formatos dispuestos para tal fin de acuerdo con las políticas del BID.

3. ¿Una asociación puede ser EEE de su mismo proyecto?    

De acuerdo a los TDR, ítem 4 numeral b, las organizaciones comunitarias y asociaciones de pequeños productores registradas en el territorio Colombiano pueden ser Entidades Ejecutoras Elegibles. Sin embargo, como se indica deberán demostrar capacidad institucional, la cual se evalúa mediante el formato que se encuentra como Anexo 4 en la página web, documentos de la convocatoria. El programa hará por su parte esa evaluación de la EEE propuesta en cada proyecto, a fin de determinar su capacidad institucional para ejecutarlo. Con relación a la pregunta específica, si la EEE es la misma asociación y tiene esa capacidad institucional requerida, si puede ejecutar su propio proyecto.

4. La firma de un acuerdo de voluntades con un alto grado de legitimidad debe ser el resultado de ese proceso de construcción conjunta; realizar la firma de un acuerdo de compromisos como el especificado de “cero deforestación” previo al inicio del proyecto (Aunque este haya sido socializado y estructurado con las mismas comunidades); consideramos que genera un alto riesgo de incumplimiento, más aún bajo las condiciones actuales de gobernabilidad en la zona. En tal sentido, se pregunta si es posible dejar la firma de los acuerdos “cero deforestación” como parte de la ejecución misma del proyecto, haciendo claridad eso sí, que no se realizará ninguna inversión física en predio, hasta tanto no haya sido firmado el acuerdo de “Cero deforestación”, el cual será el resultado del proceso participativo de generación de compromisos de uso y manejo del territorio.        

Los municipios PDET ya han abordado amplios procesos de discusión y concertación, que se concretaron en los PATR. Una orientación clara del programa es iniciar acciones de trabajo con los beneficiarios y dentro de la ejecución de los mismos proyectos realizar nuevas acciones de sensibilización, capacitación, planificación, etc., como usted lo menciona.

La firma del acuerdo de voluntades se retoma del programa “visión amazonia” como una buena práctica, que por supuesto es central para Colombia Sostenible por su enfoque y contribución a la cero deforestación; y se solicita desde ya dado que son proyectos estructurados, pero en la ejecución de los proyectos que se aprueben, se adelantaran acciones de validación de áreas de bosque indicados por los mismos beneficiarios, y también otras acciones para conseguir la legitimidad que usted menciona; lo importante es que los beneficiarios potenciales que aplican a la convocatoria entiendan hoy que esa firma solo adquiere vigencia si el proyecto se aprueba, como se expresa claramente en el modelo entregado, y que puedan entender que serán más los dividendos ambientales, sociales y económicos que conseguirán con el proyecto, frente a este compromiso de no deforestar.

5. ¿Porcentaje de gastos administrativos y pago de salarios de personal de planta de la organización postulante son elegibles? Si es así, ¿qué porcentajes estima la convocatoria se orienten como máximo a esos fines?      

El numeral 10 de los términos de referencia de la convocatoria establece en el literal e. como uno de los rubros no elegibles "Pagos de prestaciones sociales, gastos de representación (…)", en este orden de ideas, no se reconocerán como pagos elegibles salarios de personal de planta.

Frente a los gastos administrativos, la Adenda No. 1 establece que se podrán financiar gastos relacionados con personal administrativo y financiero, papelería de oficina, gastos generales de logística y otros relacionados con el subproyecto, por un porcentaje máximo del 6% del total financiado, siempre y cuando se relacionen en forma directa y sean necesarios para la puesta en marcha del proyecto. Todo gasto debe estar justificado y debidamente legalizado en los formatos dispuestos para tal fin de acuerdo con las políticas del BID.

6. Cuál es el rubro o (valor total) que recibirán las EEE por la prestación del servicio en la ejecución del proyecto en mención, y cual será sus porcentajes de desembolsos en los 24 meses de duración del proyecto.       

Las EEE no recibirán un valor fijo mensual por la prestación del servicio, para la ejecución del proyecto se reconocerán los rubros detallados en el numeral 9 de los términos de referencia, en términos generales,  además de los descritos en dicho numeral, se podrán reconocer gastos operativos, dentro de los que se encuentran: gastos de viaje, personal administrativo y financiero, papelería de oficina, gastos generales de logística y otros relacionados con el subproyecto hasta un monto máximo del 6% del total financiado, siempre y cuando se relacionen en forma directa y sean necesarias para la puesta en marcha del proyecto . Todo gasto debe estar justificado y debidamente legalizado en los formatos dispuestos para tal fin de acuerdo con las políticas del BID.

7. A que se refieren cuando se habla “No se reconocerán fees específicos a las Entidades Ejecutoras Elegibles”.      

Significa que no se reconocerán porcentajes fijos mensuales a la EEE por los servicios prestados. Para el proyecto se cubrirán gastos administrativos y diferentes gastos operativos, los cuales deberán ser justificados y legalizados conforme a las políticas del BID.

8. El presente para aclarar inquietud para la elaboración del Plan de Gestión Ambiental y social Anexo 1.2; en éste ítem  4.1 Principales impactos ambientales del Programa Dado que en el Programa Colombia Sostenible son elegibles proyectos con impactos muy distintos entre sí, a continuación se describen con fines orientativos los principales impactos ambientales a ser considerados en cada proyecto a financiar por el programa con su respectiva valoración. De acuerdo a lo enunciado para la elaboración del PGAS de nuestro proyecto nos basamos a cualificar los impactos tanto ambientales como sociales enunciados o se puede incrementar o suprimir alguna situación que no aplique.

Efectivamente en el documento Anexo que da las indicaciones sobre el Plan de Gestión Ambiental – PGAS se describen con fines orientativos los principales impactos ambientales y sociales a ser considerados en cada proyecto, con su respectiva valoración. En este sentido, dadas las particularidades de cada proyecto al momento de elaborar su PGAS, puede incorporar nuevos impactos ambientales y sociales o suprimir los propuestos y darles la calificación que corresponda de acuerdo a las actividades del proyecto.

9. ¿En el modelo de negocio canvas las inversiones a tener en cuenta son para la totalidad de los beneficiarios o se elabora por un  beneficiario?   

En el modelo de negocio (canvas) se deben tener en cuenta las inversiones para la totalidad de los beneficiarios.

10. Dentro de los Gastos no elegibles, se encuentra el literal f “adquisición de bienes suntuosos”, por favor explicar que se entiende por suntuoso.    

Bienes suntuosos se refiere a bienes muy costosos, lujosos, que no generan valor agregado al proyecto y no son necesarios para la puesta en marcha del mismo.

11. En el Anexo 1.1.  se encuentra el modelo de “Acuerdo de Voluntades de Cero Deforestación”, en el cual se menciona como duración lo siguiente: “la vigencia del presente acuerdo será a partir de su firma hasta el cierre de la intervención del Fondo Colombia Sostenible”, esta intervención se entiende hasta la finalización del contrato de consorcio FCP 2018 o hasta qué momento se considera que culmina la intervención del FCS.      

Uno de los compromisos mínimos que debe adquirir quien se beneficie de un proyecto de Colombia Sostenible, es no deforestar el bosque natural de su entorno (o dejar de deforestarlo si lo hace); y se espera que, con su participación en el proyecto, encuentre la manera de generar nuevos ingresos económicos que desincentiven la tala de bosques. También se espera que ese compromiso inicial se convierta en una actitud frente a los bosques naturales de su entorno y ojalá trascienda a su cuidado, conservación y enriquecimiento, para su propio bienestar a través de los servicios ambientales que ofrece. Para el caso del modelo de documento, si tiene vigencia hasta el final de la intervención del FCS proyectada, es decir 15 años, pues no tendría sentido que su compromiso se redujera a los dos años estimados de la inversión.

12           Propiedad Intelectual: En los términos de referencia en el numeral 16 denominado “Propiedad Intelectual” se menciona lo siguiente: “En el evento en que se llegaran a generar derechos de propiedad intelectual sobre los resultados que se obtengan o se pudieran obtener en el desarrollo de la presente convocatoria, la titularidad sobre los derechos se regirá por lo establecido por la normatividad vigente y en las políticas del Banco (…)”

Por su parte dentro del modelo del contrato que se celebraría con el consorcio FCP 2018 se menciona en la cláusula “Trigésima segunda. Propiedad Intelectual” “En el evento en que se llegaren a generar derechos de propiedad intelectual sobre los conocimientos, productos, resultados y tecnologías que se obtengan o se pudieran obtener en desarrollo del presente contrato, el FCP, salvo que existan motivos de seguridad y defensa nacional o en los demás casos previstos en la ley, cederá, autorizará su transferencia, comercialización y explotación de los derechos anteriormente mencionados en la EEE (…) PARÁGRAFO PRIMERO.  Sin perjuicio a lo anterior, el FCP se reserva el derecho a una licencia no exclusiva y gratuita sobre los derechos de propiedad intelectual obtenidos en desarrollo del presente contrato por motivos de interés nacional, comprometiéndose a respetar los derechos morales a que hubiere lugar. La EEE se compromete a otorgar las licencias que se llegasen a requerir conforme a lo antes expuesto, previa solicitud escrita por parte del FCP.”

• ¿De acuerdo a lo anteriormente mencionado cual sería la injerencia del BID en los productos en los que recaen derechos de propiedad intelectual?

• ¿Qué disposición relacionada a propiedad intelectual aplicaría?

• ¿Cómo se realizaría la cesión de los derechos?          

En materia de propiedad intelectual, los términos de referencia establecen que la titularidad se regirá por lo establecido en las políticas del Banco, las cuales se ven reflejadas en la cláusula trigésima segunda del contrato, que establece que los productos, resultados y tecnologías que se obtengan o se pudieran obtener en desarrollo del contrato, salvo que existan motivos de seguridad y defensa nacional o en los demás casos previstos en la ley, serán cedidos a la EEE.

En el marco de la liquidación del contrato que se suscriba se dejará consignado de manera clara la titularidad de dichos derechos en cabeza de la EEE.

12. Al solicitarse la contrapartida y obligaciones conjuntas a quienes se postulen como EEE, solicitamos que la modalidad de vinculación sea convenio y no contrato de financiamiento.

La modalidad de vinculación ya está establecida y la minuta a celebrarse cuenta con no objeción del BID.

13. El presente contrato a celebrarse entre el consorcio FCP 2018 y la EEE elegida, dado que proviene de recursos de cooperación internacional por lo cual es posible tramitar la exención de impuestos respectiva. Solicitamos se nos informe cual es la entidad encargada en emitir las certificaciones que se deben dirigir al Ministerio y cuánto tiempo se demora el proceso respectivo. 

De acuerdo con lo establecido en el ARTÍCULO 1.3.1.9.5. REQUISITOS GENERALES DE LA EXENCIÓN (Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016) y el acuerdo de cooperación suscrito, la entidad que emitirá el certificado de utilidad común será la Presidencia de la República a través de su Departamento Administrativo (DAPRE).

En relación con el tiempo para el trámite de este proceso, a la fecha no podemos estimarlo por cuanto solo se podrá iniciar el trámite de estos cuando se hayan suscrito los contratos entre la entidad Fiduciaria y la Entidad Ejecutora Elegible.

14. Dado que el contrato en la cláusula Trigésima Octava “Régimen Jurídico” menciona que el contrato entre el consorcio FCP 2018 y EEE se regirá por el derecho privado cuales son las causales de inhabilidad o incompatibilidad en los términos señalados en la ley que le aplicarían en virtud a la cláusula vigésima octava “Causales de Terminación” literal i.           

En el considerando 6 de la minuta establece: "6.Que los actos de gestión y la contratación derivada de los Patrimonios Autónomos se rigen por las normas de derecho privado aplicables al asunto, lo anterior en consonancia con el Artículo 1 del Decreto 691 de 2017. Por lo anterior, se rige por las estipulaciones contractuales plasmadas en éste, las normas comerciales y civiles que gobiernan la materia, las políticas del BID y los principios consagrados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecido en la ley".

Independiente del régimen contractual excepcional, se aplicarán los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

16           Dentro de los términos de referencia en el numeral 7 de “Requisitos Mínimos” se menciona en el ítem 7 “la tenencia de la tierra por parte de los beneficiarios debe ser clara y demostrada de acuerdo a la normatividad vigente sobre la regularización de la propiedad rural y acceso a tierras (…)” en el pie de página del texto se menciona como formas de tenencia de la tierra: el propietario, el poseedor, ocupante, tenedor. Por lo tanto, ¿con quienes se firme el acuerdo de voluntades de cero deforestaciones puede ser con propietarios, poseedores, ocupantes y tenedores de los predios? Dado que en el Anexo 1.1. “Acuerdo de Voluntades de cero deforestaciones” solo se menciona en la declaración del titular en la calidad de propietario o tenedor del predio.         Así es el Acuerdo de voluntades se puede suscribir con el propietario, el poseedor, ocupante (con permiso de uso o adjudicación emitidos por la Autoridad Nacional de Tierras (ANT)) o tenedor del predio.

17           ¿Cómo se define la categoría “vecinos” en el marco de los Términos de Referencia?

Los términos de referencia NO contienen la palabra “vecinos”. Se mencionó esto en el contexto de una respuesta, con el fin de ilustrar que la proximidad física entre los miembros de una asociación también contribuye a su fortalecimiento como grupo frente a los objetivos del programa y del negocio agropecuario, en ese caso, que se pretende desarrollar.

18           Podrían por favor clarificar las fechas de la convocatoria. En el cronograma de los Términos de Referencia hay fechas que exceden el año 2019.

No encontramos en el cronograma de la convocatoria la fecha posterior a 2019 a la que usted se refiere. En todo caso la duración de los proyectos puede ser de 36 meses y de preferencia se quiere que las actividades se concentren en los primeros 24 meses.

19           En el aparte 7 de los términos de referencia, requisitos mínimos, no es claro si se debe entregar los formatos 2 y 3, que fueron colgados en la página el pasado 27 de Junio, y que se refieren a la caracterización de cada beneficiario y asociación, respectivamente. ¿Estos documentos es necesario entregarlos con la propuesta?             

Los formatos 2 y 3 si se deben adjuntar, tal como lo establece el anexo 1 TDR para presentar proyectos estructurados:

"Descripción de los beneficiarios que participan en el proyecto en términos de sus características poblacionales, ubicación o dispersión geográfica, actividades económicas e ingresos familiares, acceso a las unidades de producción previstas con el proyecto (propiedad, arriendo, otros) y demás requerimientos y condiciones para participar. La caracterización de los beneficiarios, debe ser producto de una encuesta que se haya aplicado a los mismos; pero en caso de no existir la encuesta se debe aplicar y adjuntar la ficha de caracterización (formato 2 indicado en los TDR, anexo 1 de este documento) y tabular sus resultados..."

Se debe adjuntar la caracterización de la Organización de Productores en el formato 3 indicado en los TDR Anexo 1.

20           Teniendo en cuenta que el proyecto requiere certificaciones (que dependen de terceros), ¿es posible, presentar certificación que dicho trámite está en proceso, en caso de no tenerlas listas al momento del cierre de la convocatoria?               

Las certificaciones que se solicitan son las del POT y la de CAR y son fundamentales porque son determinantes en la evaluación de la elegibilidad y factibilidad del proyecto presentado; es decir, esas dos certificaciones deben adjuntarse al proyecto para poder continuar el proceso de evaluación. 

21           ¿Un proyecto puede ser formulado para ejecutarse en un periodo de 18 meses?

Si, los términos de referencia de la convocatoria indican en el numeral 8 un tiempo máximo de duración de 36 meses, pero estima en 24 la fase de inversión, que por supuesto cada proyecto determinará de acuerdo a sus necesidades. Se estima 24 meses pensando en que los beneficiarios tengan suficiente acompañamiento técnico, especialmente para los procesos de capacitación.

22           Con relación al criterio de determinación de áreas para incremento de cobertura vegetal (restauración o revegetalización y su costo y cronograma ¿aplica este en el caso de Cafés especiales?

Si, pues hace referencia a que todos los proyectos del programa deben contribuir al aumento de coberturas naturales, y de ingresos económicos, que además son los indicadores globales a conseguir.

23           ¿Se manejan los recursos de contrapartida también a través del Consorcio Fiduciario? o ¿el Consorcio Fiduciario solo administra los recursos del FCS?

El Consorcio Fiduciario solo administra los recursos del FCS, sin embargo, todo gasto ya sea con recursos del financiamiento o de la contrapartida debe estar justificado y debidamente legalizado en los formatos dispuestos para tal fin de acuerdo con las políticas del BID.

24           ¿Cuenta la convocatoria con formatos para el análisis financiero y presupuestal? ¿Se pueden usar los formatos del Programa Alianzas Productivas?

No se cuentan con formatos predefinidos, para el análisis financiero hace referencia a usar el formato de Flujo de Caja Libre estándar, como se indica en los TDR. Para el cuadro presupuestal o de financiación se debe usar un formato que detalle las actividades y las fuentes de financiación.

25           En la etapa de formulación del proyecto, ¿se debe conformar el Comité Técnico, o se indicaría quién lo conforma? ¿Antes o después de la aprobación del proyecto?        

En la etapa de estructuración del proyecto se podrán identificar los actores que integrarían el comité, pero su conformación se dará si el proyecto es seleccionado para financiar.

26           ¿Qué tipo de soportes legales se necesitan para certificar la contrapartida? ¿Las donaciones en especie que la organización beneficiaria del proyecto ha recibido, se podrían contabilizar como contrapartidas (ie. Laboratorios de catación de café)?         

Los aportes en especie se deben certificar mediante comunicación formal del aportante. Los aportes en efectivo, según la fuente (pública o privada) y con el documento legal que corresponda. Ej.: si es aporte público, será un CDP; si es privado, certificado firmado por el representante legal de la entidad y su revisor fiscal (si aplica).

Las donaciones que ya son bienes de la organización beneficiaria, se podrán contabilizar como aporte de contrapartida en especie de la comunidad.

27           Teniendo en cuenta la matriz de resultados, ¿Cuál es la tarea del proyecto? ¿Mencionar sólo los resultados al cuál el proyecto contribuye? o ¿es necesario diligenciarla con los datos del proyecto?      

Solamente se debe indicar a que resultados e indicadores contribuirá el proyecto (si es aprobado).

28           Tenemos ciertas dudas y estas son relacionadas a los perfiles profesionales. Cuánto se tiene presupuestado pagar a cada profesional, según su perfil?, Cuál es la tabla de honorarios, teniendo en cuenta que la dedicación es 100%?, y en caso de necesitarse, un perfil de un experto en temas sociales, para la asistencia en campo, este se podría contratar?

El programa debe garantizar el acompañamiento a los beneficiarios del proyecto y estima que sea durante 24 meses en los cuales deberían hacerse las capacitaciones e inversiones en las diferentes dimensiones (o componentes) que requiera la Asociación de productores; esto teniendo en cuenta lo que requieran para su inclusión productiva, baja en carbono y resiliente al cambio climático, que debe identificar y cuantificar cada proyecto.

Los TDR solamente indican los perfiles profesionales que en principio requeriría un grupo de al menos 65 pequeños productores; entre los profesionales debe haber del área técnica-productiva-ambiental, social y comercial-empresarial.

También mencionan los TDR que si el grupo de beneficiarios es mayor, pues se requerirán más profesionales para que esos acompañamientos sean reales y de calidad para que sean efectivos frente al cumplimiento de las metas integrales del proyecto.

El programa requiere que los profesionales que contrate cada proyecto, a través de la entidad ejecutora elegible -EEE, pero con la decisión del Comité Técnico del Proyecto que deberá conformarse, sean los mejores y tengan dedicación del 100% ; y por supuesto sus costos deberán proponerse siguiendo la realidad del mercado local/regional.

29           De manera atenta me permito remitir la inquietud acerca del formato de "ACUERDO DE VOLUNTADES DE CERO DEFORESTACIÓN", en donde exige una información a los posibles beneficiarios, en cuanto al predio. La pregunta sería: ¿si se trabaja con alguna organización, todos pueden presentar la misma ubicación del predio?; se pretende presentar un proyecto como Gremio.             

Para efectos del diligenciamiento del Acuerdo de voluntades de cero deforestación se debe geo-referenciar el predio de cada beneficiario y a los proyectos que resulten seleccionados para financiamiento se les hará la validación de las áreas que ingresarán a los acuerdos voluntarios de cero deforestación.

 Es importante tener claro que la indicación en cada acuerdo es que "adquiere vigencia si el proyecto es aprobado"; de lo contrario, no.

30           ¿necesariamente tienen que ser los 65 beneficiarios?               

Sí, es un requisito de la convocatoria, mínimo 65 y deben estar asociados.

31           ¿si la respuesta es afirmativa, se pueden asociar más gremios o veredas, para cumplir dicho cupo?  

El objetivo del programa es fortalecer asociatividad, pero alrededor de negocios agropecuarios o negocios verdes no agropecuarios. En el caso de agropecuarios, es para hacer volumen y calidad, que sean atractivos, viables y rentables para una empresa comercial con la cual puedan aprender y crecer en su negocio. Con el apoyo del programa se espera que esos pequeños productores aprendan a trabajar de una manera más empresarial y con la demanda del mercado real.  Si ese propósito es factible "uniendo" pequeños productores (que hoy no lo están por alguna razón) es posible hacerlo, pero sería a través de una sola asociación; pues la experiencia con las uniones temporales muestra que se deshacen cuando termina el proyecto, contrario a lo que pretende al programa.  Se recomienda evaluar el riesgo de esa "unión" para la presentación de la propuesta, pues no debe olvidarse que es una convocatoria pública, con recursos limitados, es decir no hay garantía de aprobación para financiación. 

32           Queremos participar como EEE, pero no tenemos la experiencia contractual o trabajo con comunidades y pequeños productores, ¿PODEMOS PARTICIPAR?  O ¿NO APLICAMOS?             En la página web www.colombiasostenible.apccolombia.gov.co encuentra el anexo 4, que corresponde a la autoevaluación de una EEE. Le recomendamos que se autoevalúe y defina usted mismo si puede ser EEE. Recuerde que debe ser en acuerdo con la asociación de productores que se beneficiará con el proyecto, en caso de ser aprobado.